Informativa privacy

1. Ruoli e titolarità del trattamento

Nell'utilizzo della piattaforma per le votazioni degli organi collegiali, l'istituto scolastico è il Titolare del trattamento dei dati dei partecipanti (docenti, personale, membri degli organi). Votify agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base dell'accordo di nomina (DPA) sottoscritto con ciascun istituto in fase di attivazione. Per i dati raccolti tramite questo sito (richieste di contatto, dati di fatturazione dell'istituto), Votify è Titolare autonomo.

2. Quali dati trattiamo e perché

Dato	Finalità	Base giuridica	Conservazione
Email istituzionale della scuola	Accesso amministratore (magic link), comunicazioni di servizio	Contratto	Durata del contratto
Nome, cognome, email, ruolo dei partecipanti; codice fiscale solo se necessario al verbale	Composizione dell'elenco degli aventi diritto, inviti e codici di conferma	Compito di interesse pubblico dell'istituto (Titolare)	Voto segreto: eliminati alla chiusura della seduta. Voto palese: confluiscono nel verbale nominale dell'istituto
Preferenza espressa (solo voto palese)	Verbale nominale richiesto dalla trasparenza deliberativa	Compito di interesse pubblico dell'istituto	Nel verbale, conservato dall'istituto
Dati di fatturazione dell'istituto	Gestione dell'abbonamento	Contratto / obblighi di legge	Termini di legge (10 anni doc. contabili)

Nel voto segreto la preferenza espressa non è un dato personale: l'architettura della piattaforma (zero-knowledge) impedisce per costruzione di associare il voto alla persona. Identità e preferenza non vengono mai registrate insieme; i conteggi sono esclusivamente aggregati.

3. Minimizzazione e cancellazione automatica

• Raccogliamo solo i dati strettamente necessari alla seduta (art. 5.1.c GDPR).
• I dati personali dei partecipanti sono cifrati nel database (AES-256-GCM) e mai esposti in chiaro nei sistemi intermedi.
• I codici di conferma (OTP) sono conservati solo come hash e scadono in 30 minuti. Con l'accesso Google + passkey non viene inviata né conservata alcuna email/OTP; della passkey conserviamo solo la chiave pubblica (nessun dato biometrico lascia il dispositivo del docente).
• Alla chiusura di una votazione segreta i dati dei partecipanti vengono eliminati (wiping); restano soltanto i conteggi aggregati e il certificato firmato, che non contengono dati personali.
• Il certificato resta scaricabile dall'istituto per una finestra limitata, poi viene rimosso dai nostri sistemi: la conservazione a lungo termine spetta all'istituto, che può verificarne l'autenticità in ogni momento.

4. Sicurezza (art. 32 GDPR)

• Cifratura in transito (TLS) e a riposo; cifratura applicativa delle colonne contenenti dati personali.
• Accesso amministratore senza password (magic link monouso): nessuna password da rubare.
• Autenticazione forte del voto, con due modalità a scelta dell'istituto: email + OTP (possesso del link di invito + codice sulla casella istituzionale) oppure account Google + passkey (accesso Single Sign-On con l'account della scuola + passkey del dispositivo, impronta/volto/PIN, resistente al phishing).
• Con l'accesso Google, l'autenticazione è delegata a Google (che riceve solo l'email istituzionale, mai dati di voto); se la scuola usa già Google Workspace, Google è un suo fornitore.
• Protezioni contro abusi e attacchi: limiti di frequenza sulle richieste, token monouso, barriere atomiche contro il doppio voto.
• I log applicativi non registrano l'indirizzo IP dei votanti né consentono di correlare gli accessi alle preferenze espresse.

5. Dove sono i dati (data residency)

I sistemi di produzione (database, cache, invio email) sono ospitati presso fornitori con data center nell'Unione Europea. I pagamenti sono gestiti da Stripe: i dati delle carte non transitano mai dai sistemi Votify. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è allegato al DPA.

6. Diritti degli interessati (artt. 15-22 GDPR)

Per i trattamenti legati alle votazioni, i partecipanti possono esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione) rivolgendosi al proprio istituto, Titolare del trattamento; Votify assiste l'istituto come Responsabile. Per il voto segreto la cancellazione è automatica: al termine della seduta non esiste più alcun dato personale da cancellare. Per i trattamenti di cui Votify è Titolare: privacy@votify.it. Resta salvo il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Cookie policy

Votify utilizza esclusivamente cookie tecnici, per i quali non è richiesto il consenso (art. 122 Codice Privacy; Linee guida Garante 10/6/2021):

Cookie	Tipo	Finalità	Durata
votify_admin	Tecnico, HttpOnly, SameSite=Strict	Sessione dell'amministratore nella dashboard	Max 10 ore

Nessun cookie di profilazione, nessun tracciamento di terze parti, nessun cookie per i votanti: la cabina elettorale non conserva nulla sul dispositivo. Il banner informativo memorizza la sola presa visione nel localStorage del browser (nessun dato personale).

8. Contatti

Votify — privacy@votify.it · info@votify.it
Per gli istituti: il modello di DPA (art. 28), il registro dei trattamenti e il template di informativa per i docenti sono forniti in fase di attivazione.